사업장 협의와 개인 상담의 집계 기준
사업장 담당자의 구강검진 문의는 사업장별 검진 협의 건으로 집계하고, 예정 수검 인원은 개인 환자 상담 수에 더하지 않는 내부 집계안을 권합니다. 직원 개인의 별도 치료 상담이 실제 접수되면 검진 협의와 연결하되 별도 성과로 기록합니다. 문의를 받은 접수 직원은 먼저 연락한 사람의 역할과 요청 목적을 묻고, 사업장 업무인지 본인의 진료 요청인지 가립니다.
회사 이름으로 연락했다는 이유만으로 모든 요청을 사업장 협의로 처리하지는 않습니다. 사업장 담당자가 직원 검진 일정과 함께 자신의 치료 상담을 요청할 수도 있기 때문입니다. 반대로 직원이 연락했더라도 회사의 검진 일정 조율을 대신한다면 개인 치료 상담으로 세지 않습니다. 소속이나 직함보다 실제로 무엇을 요청했는지가 분류 근거입니다.
| 문의자의 역할과 요청 | 내부 분류 | 집계 단위 |
|---|---|---|
| 사업장 담당자의 직원 검진 협의 | 사업장 검진 협의 | 식별된 협의 건 |
| 기존 협의의 일정·인원 재연락 | 협의 진행 기록 | 기존 건에 이력 추가 |
| 직원 본인의 치료 상담 요청 | 개인 치료 상담 | 별도로 접수된 상담 건 |
| 역할이나 요청 목적이 불명확한 연락 | 분류 보류 | 성과 합계에서 제외 |
예정 수검 인원은 협의 규모를 설명하는 정보입니다. 담당자가 전달한 명단이나 인원 예상만으로 각 직원이 치료 상담을 신청했다고 해석하지 않습니다. 실장은 집계표에 협의 건수와 인원 항목의 단위를 명시하고, 보고서를 받는 원장도 두 값을 합산하지 않도록 보고 형식을 정합니다.
플랫폼 이벤트와 내부 성과의 차이
구글 애널리틱스 고객센터는 양식 제출이나 정보 요청을 측정하는 추천 이벤트를 안내하며, 추천 이벤트가 자동으로 전송되지는 않는다고 설명합니다. 병원 홈페이지에서 접수한 사업장 검진 신청도 정보 요청이라는 공통 동작을 포함할 수 있습니다. 그러나 양식 제출 기록만으로 검진 협의인지 개인 치료 상담인지 판단할 수는 없습니다.
구글 애즈 고객센터는 전환 액션을 사업에 가치가 있는 고객 활동으로 설명하고, 기본과 보조 설정을 적절하게 구성하도록 안내합니다. 병원 마케팅 담당자는 현재 측정 중인 활동이 무엇인지 기술 담당자에게 요청하고, 내부 보고 항목과 연결되는 범위를 문서에 기재합니다. 내부 집계표의 명칭을 변경했다고 광고 계정의 전환 의미나 측정 방식까지 자동으로 달라지는 것은 아닙니다.
접수팀이 관리하는 협의 건수와 플랫폼에 기록된 제출·통화 건수가 다르면 먼저 각각 무엇을 세는지 기록합니다. 같은 협의를 위해 여러 차례 연락했다면 연락 활동과 협의 실적의 수가 달라질 수 있습니다. 보고 담당자는 차이가 발생한 이유를 설명하고, 어느 한쪽의 수치를 다른 쪽에 맞추려고 임의로 삭제하지 않습니다.
접수부터 협의 식별까지의 실행 순서
접수 직원은 새 연락을 받으면 역할과 목적을 먼저 기록하고, 이어서 기존 협의 기록을 검색합니다. 이를 위해 실장은 사업장명, 협의 대상 사업장 범위, 검진 일정의 협의 내용, 연락 이력을 조회할 수 있는 자료를 준비합니다. 개인 치료 상담 접수 기록은 사업장 협의표와 연결할 수 있도록 접수 식별값을 갖춥니다.
- 접수 직원이 회사의 검진 업무를 위한 연락인지, 본인의 치료 상담인지 묻고 답변을 기재합니다.
- 검진 협의 담당자가 사업장과 요청 범위를 기존 기록과 대조한 뒤 협의 식별값을 부여하거나 기존 건에 연락 이력을 추가합니다.
- 인원을 전달받은 담당자가 예정 수검 인원과 그 수치의 전달일, 잠정 여부를 기록합니다.
- 개인 상담 접수 담당자가 별도 치료 요청의 접수 근거를 남기고 해당 협의 식별값을 연결합니다.
협의 식별값은 연락이 올 때마다 새로 발급하지 않습니다. 사업장 담당자가 교체되거나 일정 조율이 이어져도 동일한 협의라면 기존 식별값을 유지합니다. 같은 회사의 다른 사업장이 연락하면 회사명만으로 합치지 말고 검진 대상과 협의 범위가 같은지 담당자가 판단합니다.
협의 상태와 인원을 분리한 기록표
기록표는 협의 건을 기준으로 작성하고 인원과 개인 상담은 서로 다른 열에서 관리합니다. 아래 상태명은 병원 내부에서 사용할 수 있는 기록 예시이며 플랫폼의 지정 항목이 아닙니다. 실장은 병원에서 실제로 사용하는 상태명을 정하고, 상태를 변경할 때 필요한 연락 기록도 함께 정합니다.
| 검진 협의 식별값 | 협의 진행 상태 | 예정 수검 인원과 확인 상태 | 별도 접수된 개인 치료 상담 건수 |
|---|---|---|---|
| 새 협의에 부여한 값 | 요청 접수 | 미전달 또는 담당자 전달값·잠정 | 접수 근거가 있는 건만 기재 |
| 기존 협의의 값 유지 | 일정·범위 협의 중 | 최근 전달값·전달일·변경 여부 | 연결된 상담 기록으로 집계 |
| 종료한 협의의 값 유지 | 협의 종료·사유 기재 | 마지막 전달값·최종 협의 여부 | 개인 상담의 실제 접수 이력 유지 |
예정 인원을 받지 못한 상태는 수검 예정자가 없다는 뜻과 다릅니다. 빈칸의 의미가 달라지지 않도록 담당자는 미전달, 잠정, 최종 협의 여부를 문자로 표시합니다. 인원이 수정되면 이전 값과 새 값을 더하지 않고 최신 값을 사용하며, 변경 내용은 진행 이력으로 남깁니다.
보고 담당자는 협의 건수에는 협의 식별값을, 개인 상담 건수에는 별도 접수 기록을 집계 근거로 사용합니다. 예정 수검 인원은 보고 시점의 전달 상태와 함께 표시합니다. 자료를 마감할 때는 집계 대상 기간과 상태 기준일도 기재해 이후 연락으로 기록이 달라진 이유를 추적할 수 있게 합니다.
치료 수요 전달과 실제 상담 접수의 차이
사업장 담당자가 직원 중 치료에 관심 있는 사람이 있다고 전한 것만으로 개인 상담을 추가하지 않습니다. 이는 수요에 관한 전달이며, 병원이 특정 개인의 치료 상담 요청을 접수했다는 근거와는 다릅니다. 접수팀은 직원 개인의 요청 내용과 접수 시점을 기록할 수 있을 때 별도 상담으로 처리합니다.
사업장 담당자가 직원의 요청을 대신 전달하는 경우에는 전달 내용이 단순한 관심 표현인지 실제 상담 접수 요청인지 가립니다. 요청한 진료와 상담을 받을 개인이 식별되지 않으면 사업장 협의의 메모로 남깁니다. 별도 접수로 처리할 근거가 갖춰지면 개인 상담 기록을 만들고, 사업장 기록에는 연결에 필요한 식별값만 기재합니다.
개인 상담의 유입 경로도 추정으로 채우지 않습니다. 사업장 협의와 연결됐다는 사실이 특정 광고를 통해 들어왔다는 근거가 되지는 않습니다. 마케팅 담당자는 협의 연결 정보와 광고 유입 정보를 별도 항목으로 관리하고, 광고 접점이 밝혀지지 않은 상담은 경로 미상으로 기록합니다.
협의 종료와 개인 상담의 보고 처리
사업장 검진 협의가 중단돼도 이미 접수된 직원의 치료 상담 기록까지 함께 삭제하지 않습니다. 두 기록은 연결 관계가 있지만 진행 결과를 공유하지는 않습니다. 협의 담당자는 중단 사유를 사업장 기록에 남기고, 개인 상담 담당자는 해당 상담의 실제 진행 내용에 따라 상태를 관리합니다.
보고서에는 새로 접수된 협의와 이전부터 진행 중인 협의를 나누어 표시합니다. 보고 기간 중 연락이 있었다는 이유만으로 기존 협의를 신규 접수 실적에 포함하면 기간별 실적이 부풀려질 수 있습니다. 보고 담당자는 최초 접수일과 최근 연락일을 서로 다른 항목으로 사용합니다.
사업장 협의와 연결된 개인 상담을 전체 개인 상담 집계에 포함했다면, 연결 상담 항목은 그 안의 세부 내역으로 표시합니다. 두 항목을 다시 더해 전체 상담 수를 계산하지 않습니다. 원장에게 전달하는 보고서에는 합산 가능한 항목과 세부 내역을 제목과 단위로 명시합니다.
종료 후 재연락의 신규 협의 판단
종료된 사업장에서 다시 연락했다고 무조건 신규 협의로 등록하지 않습니다. 이전 협의의 보완 요청인지 새로운 검진 계획인지가 판단 기준입니다. 담당자는 종전 종료 사유와 이번 요청의 대상·일정을 대조해 같은 협의의 재개인지 판단합니다.
새로운 검진 계획이면 새 협의 식별값을 부여하고 이전 기록과의 관계를 남깁니다. 기존 건을 재개한다면 종료 이력을 지우지 않고 재개 사유와 연락일을 추가합니다. 실장은 신규 협의와 재개 협의를 보고서에서 따로 표시하도록 정해, 재연락이 새 유입으로 반복 집계되는 일을 막습니다.
자주 묻는 질문
사업장 이름을 밝히지 않은 검진 협의도 집계합니까?
사업장을 식별할 자료가 부족하면 임시 접수 기록으로 관리합니다. 기존 협의와 중복되는지 판단할 수 있을 때 정식 협의 집계에 반영합니다. 접수 직원은 이름을 임의로 추정하지 않고 식별에 필요한 정보를 요청합니다.
외부 대행사가 여러 사업장의 검진을 요청하면 어떻게 기록합니까?
대행사의 연락 건수와 실제 검진 협의 대상 사업장의 수를 따로 기록합니다. 사업장별 요청 범위가 독립돼 있다면 각각의 협의를 식별하고 대행사 정보로 연결합니다. 대상 사업장이 정해지지 않은 포괄적 제휴 제안은 개별 사업장 검진 협의로 펼쳐 집계하지 않습니다.
같은 사업장이 여러 치과에 견적을 요청해도 포함합니까?
병원이 실제로 검진 요청을 접수했다면 협의 접수 내역에 포함할 수 있습니다. 다른 치과에도 요청했다는 이유로 삭제하거나 수락이 확정된 협의로 표시하지 않습니다. 협의 진행 여부는 병원과 사업장 사이에 오간 답변으로 기록합니다.
예정 수검 인원이 줄어들면 협의 성과도 차감합니까?
인원 변경만으로 협의 접수 이력이 사라지지는 않습니다. 담당자는 변경된 규모를 인원 항목에 반영하고 협의 진행 여부는 별도로 기록합니다. 규모 감소의 이유가 전달되지 않았다면 취소나 이탈로 단정하지 않습니다.
사업장 협의표를 외부 마케팅 업체와 공유해도 됩니까?
성과 분류에 필요한 자료와 사업장 연락 업무에 필요한 자료의 공유 범위를 각각 정해야 합니다. 실장은 업체의 업무 범위를 먼저 정하고 개인 연락처나 치료 요청 내용이 불필요하게 포함되지 않도록 보고용 자료를 별도로 만듭니다. 내부 집계를 위해 수집했다는 사실만으로 외부 공유까지 허용된다고 판단하지 않습니다.