신규 확보비와 분리한 재연락 견적
교정 상담 적체로 대기 중인 DB의 재연락 견적은 신규 DB 확보비와 분리하고, 치과가 제공할 예약 가능 범위를 기준으로 받습니다. 대상 확인·연락 시도·예약 조율·결과 기록의 작업량을 나누고, 각 작업의 과금 인정·제외 조건을 별도로 정하도록 요청합니다.
이미 상담을 신청한 사람에게 다시 연락하는 업무에는 신규 신청자를 모집하는 광고비와 다른 일이 발생합니다. 대행사에는 총액만 요청하지 말고, 치과가 넘기는 자료부터 정산 자료를 제출하는 단계까지 실제 담당 업무를 기재하게 합니다. 기존 광고 계약에 재연락 업무가 포함되어 있다면 같은 작업을 추가 청구하는지 계약 범위와 대조합니다.
| 재연락 작업 | 치과 제공 자료 | 견적 포함·별도 항목 |
|---|---|---|
| 대상 확인 | 대기 사유, 신청 목적, 기존 안내 내용 | 대상 자료 정리와 누락 자료 보완 요청 |
| 연락 시도 | 연락 가능한 채널과 승인한 안내문 | 연락 작업비와 채널 사용 비용 |
| 예약 조율 | 상담 가능 일정과 조율 권한 | 시간 제안, 회신 처리, 치과 인계 범위 |
| 결과 기록 | 치과의 예약 기록 양식 | 처리 내역 제출과 정산 자료 작성 |
표의 항목은 재연락 업무를 견적받기 위한 병원 실무 제안이며 플랫폼이 정한 과금 체계는 아닙니다. 업체마다 포함하는 작업이 다르므로 치과 실장은 각 항목의 담당자와 비용 발생 근거를 함께 요청합니다. 자료 정리비가 있다면 명단을 받는 데 필요한 준비 작업인지, 실제 연락 작업까지 포함하는지도 기재하게 합니다.
예약 대기 안내와 홍보 연락의 경계
대상 범위는 연락 문안의 목적부터 정합니다. 기존 신청에 대한 예약 대기 안내인지, 새로운 혜택이나 치료를 권하는 홍보 목적 연락인지에 따라 치과가 준비할 자료와 검토할 내용이 달라집니다. 대기 명단에 있다는 이유만으로 모든 홍보 연락을 견적 대상에 포함하지 않습니다.
분야별 개인정보 보호 안내서의 학원 관련 문답은 마케팅 목적으로 개인정보를 보관하고 이용할 때 목적과 보유 항목 등을 알리고 동의를 받아야 한다고 설명합니다. 이 설명만으로 치과의 개별 재연락이 적법하다고 판정할 수는 없습니다. 치과 담당자는 실제 신청 내용과 수집 당시 안내, 연락 문안을 함께 준비해 해당 목적의 이용 가능 여부를 별도로 검토합니다.
대행사가 예약 안내 중 홍보 문구도 전달하겠다고 제안하면 해당 문구와 추가 업무를 따로 제출하게 합니다. 목적이 확정되지 않은 대상은 견적서에 미확정 항목으로 표시하고, 자료 보완 작업과 실제 연락 작업의 비용을 나눠 요청합니다. 홍보 목적 연락의 판단을 단순한 명단 정리 업무에 포함해 처리하지 않습니다.
견적 요청을 위한 자료 준비 순서
- 치과 담당자가 연락 목적과 대상 자료를 정리합니다. 신청 당시 요청, 대기 안내 이력, 연락 채널을 묶어 대행사가 맡을 대상 확인 범위를 정합니다.
- 예약 담당자가 교정 상담 가능 일정과 수용 범위를 전달합니다. 대행사가 직접 제안할 시간과 치과의 승인이 필요한 조율을 나눠 기재합니다.
- 실장이 작업별 과금 조건과 증빙 양식을 받습니다. 포함 업무, 별도 비용, 미완료 처리 사유를 계약 전에 대조합니다.
상담 가능 범위에는 진료시간 전체가 아니라 실제로 교정 상담을 접수할 수 있는 일정을 기재합니다. 네이버는 스마트플레이스 업체정보와 예약 상품 일정이 자동으로 연결되지 않고, 예약 상품끼리도 일정과 예약 인원 정보를 독립적으로 운영한다고 안내합니다. 네이버 예약을 사용한다면 예약 담당자가 해당 상담 상품의 일정과 치과 내부 일정을 대조한 뒤 대행사에 전달합니다.
견적 요청 자료에는 일정의 작성일과 승인 담당자를 함께 표시합니다. 여러 사람이 서로 다른 일정표를 전달하면 대행사가 어떤 자료를 기준으로 조율했는지 가리기 어렵습니다. 치과는 대행사가 예약을 확정할 수 있는 권한까지 맡길지, 희망 시간만 받아 인계하도록 할지도 명시합니다.
처리 결과별 과금 인정 조건
연락을 시도한 작업과 예약이 확정된 결과는 각각 비용 조건을 제시받습니다. 미응답도 연락 작업비에 포함하는 방식이라면 시도 내역을 요구하고, 예약 확정 비용을 별도로 받는다면 치과 예약 기록과 연결되는 증빙을 요구합니다. 아래 조건은 계약 협의를 위한 제안이므로 업체의 실제 견적 방식에 맞게 조정합니다.
| 처리 결과 | 과금 인정·제외 조건 제안 | 완료 확인 자료 |
|---|---|---|
| 연락 시도 후 미응답 | 시도 작업비 인정 여부 명시, 예약 확정비 제외 | 대상 식별 정보, 채널, 시도 일시 |
| 응답 후 일정 조율 중 | 응대·조율비 포함 범위 명시, 확정비와 분리 | 제안 일정, 회신 내용, 치과 인계 내역 |
| 예약 확정 | 합의한 확정 요건 충족 시 인정 | 예약 일시, 예약 기록, 처리 담당자 |
| 치과 사정으로 조율 불가 | 이미 수행한 작업과 미수행 작업을 분리 정산 | 일정 변경 통보와 처리 경과 |
같은 대상에게 연락하고 예약까지 조율했을 때 기본비와 결과별 비용을 함께 청구하는지도 명시하게 합니다. 포함된 업무를 별도 항목으로 다시 청구하지 않도록 각 비용이 포괄하는 작업을 연결해 기재합니다. 완료 여부를 판단할 자료가 빠진 항목은 보완 후 정산할지, 인정 대상에서 제외할지 사전에 합의합니다.
채널 기록과 완료 증빙의 불일치
완료 증빙은 실제 연락 채널에서 확보할 수 있는 기록을 기준으로 정합니다. 상담톡 안내에 따르면 상담 세션이 끝난 뒤에는 이용자가 먼저 대화를 다시 시작하기 전까지 상담원이 먼저 말을 걸 수 없습니다. 기존 상담 이력이 있다는 이유만으로 상담톡을 통한 재연락 작업을 모두 수행할 수 있다고 견적에 포함해서는 안 됩니다.
상담톡은 상담원과 이용자가 해당 기능으로 주고받은 대화 내역을 조회하는 범위에도 제한이 있습니다. 알림톡이나 친구톡, 단체 메시지, 챗봇 대화가 상담톡에서 모두 함께 조회되는 것은 아닙니다. 대행사가 여러 채널을 사용한다면 채널별 제출 기록과 이를 묶는 작업의 비용을 별도로 설명하게 합니다.
치과는 발송 내역만으로 응답 완료를 인정하거나, 희망 시간을 받았다는 이유로 예약 확정을 인정하지 않도록 결과 항목을 설계합니다. 대행사는 실제 수행한 행동과 상대방의 회신, 치과 예약 기록을 연결해 제출합니다. 통화 내용 전체나 대화 화면 전체를 일괄 제출하도록 요구하기보다 정산 판단에 필요한 항목을 먼저 정합니다.
추가 비용을 판단할 변경 기록
추가 비용은 처음 합의한 업무와 달라진 내용을 근거로 협의합니다. 치과가 승인 문안을 변경하거나 예약 조율 권한을 확대해 작업이 늘었다면 대행사가 변경 요청 내용과 추가 작업을 제출하도록 약정합니다. 기존 업무의 오류를 바로잡는 작업인지 새로운 요청을 수행하는 작업인지도 함께 가립니다.
채널 사용료와 시스템 준비비가 별도라면 지출 성격을 견적서에 각각 기재하게 합니다. 상담톡을 사용하는 경우 공식딜러사와의 개인정보 취급업무 위수탁 계약 등 안내된 보호 조치도 준비 범위에 포함되는지 담당자를 정합니다. 계약 준비 비용과 실제 재연락 비용을 한 항목으로 묶으면 업무 종료 후에도 어떤 비용이 남는지 판단하기 어렵습니다.
예약 확정 뒤 취소에 대한 정산 기준
예약 확정 후 취소가 발생했을 때 재연락 업무비를 어떻게 처리할지도 약정합니다. 예약 확정을 완료 요건으로 삼았다면 이후 취소만으로 이미 수행한 작업이 없어지는 것은 아니므로, 취소 사유와 기존 합의에 따라 비용 유지·조정 여부를 정합니다. 방문이나 치료 계약까지 재연락 대행사의 완료 책임으로 확대하지 않습니다.
대행사가 승인 범위를 벗어난 시간을 안내했거나 잘못 입력해 취소된 경우에는 일반적인 예약 취소와 별도로 처리합니다. 치과 실장은 안내 기록과 예약 입력 내역으로 오류 발생 지점을 가리고, 정정 작업비와 기존 확정비의 처리 방식을 협의합니다. 취소라는 결과만으로 모든 책임을 치과나 대행사 한쪽에 배정하지 않습니다.
자주 묻는 질문
대기 대상 규모가 확정되지 않아도 견적을 요청할 수 있습니까?
확정된 총액 대신 업무 범위별 조건부 견적을 요청할 수 있습니다. 치과는 규모가 미확정임을 밝히고, 대상 자료 정리가 끝난 뒤 금액을 확정하는 절차를 협의합니다. 대상 수에 따라 비용이 달라진다면 집계 기준과 최종 승인 담당자를 함께 정합니다.
정액 계약과 작업별 계약은 무엇을 기준으로 선택합니까?
정액 계약은 포함 업무의 한계가 명확한지, 작업별 계약은 청구 내역을 치과가 대조할 수 있는지로 판단합니다. 계약 이름만으로 유불리를 정하지 말고 예상 업무를 동일하게 제시해 포함 범위와 제외 항목을 받습니다. 최소 청구 조건이나 자료 준비비가 있다면 함께 비교합니다.
여러 대행사에 견적을 받을 때 명단 전체를 보내야 합니까?
초기 견적 단계에는 개인을 식별할 수 없는 업무 설명과 자료 항목으로 산정 가능 여부를 묻습니다. 실제 명단이 필요하다는 답을 받으면 필요한 항목과 이유, 자료 전달 조건부터 요청합니다. 치과는 계약과 개인정보 처리에 필요한 검토를 거친 뒤 업무에 필요한 자료 범위를 결정합니다.
치과 직원이 일부 연락을 맡으면 비용을 줄일 수 있습니까?
외부에 맡길 작업이 줄어들 수는 있지만 계약상 비용도 자동으로 감소하는 것은 아닙니다. 치과가 맡을 대상과 대행사가 맡을 대상을 배정하고, 내부 처리 내역을 전달하는 업무까지 포함해 재견적을 요청합니다. 업무 분담으로 새로 필요한 인계 작업도 함께 산정합니다.
일부 작업의 청구에 이견이 생기면 어떻게 정산합니까?
이견이 없는 항목과 증빙 보완이 필요한 항목을 따로 처리하는 절차를 계약에 정합니다. 치과 실장은 이의 사유를 해당 작업과 연결해 전달하고, 대행사는 합의한 자료로 수행 내용을 설명합니다. 전체 청구를 막연히 보류하거나 구두 설명만으로 모두 승인하지 않도록 보완 절차를 마련합니다.